6 เคล็ดลับ Gmail ที่คุณควรใช้แล้วแต่อาจไม่ได้

ไม่ว่าคุณจะมีความคิดสร้างสรรค์และทำงานหนักเพียงใดก็ตามมีความรำคาญอย่างหนึ่งที่ดูเหมือนจะทำให้ผลผลิตของคนงานลดลง: อีเมล

หากปราศจากความประหลาดใจของเทคโนโลยีที่ไม่ทันสมัยนี้งานส่วนใหญ่ของเราก็แทบไม่มีอยู่จริง อย่างไรก็ตามในทุกๆวันอีเมลดูเหมือนจะไม่มีอะไรมากไปกว่าการดูดเวลาขนาดใหญ่และรายการสิ่งที่ต้องทำอย่างไม่ย่อทองที่ปรากฏอยู่เหนือศีรษะของเรา

ไม่ต้องเป็นแบบนี้!

ฉันเป็นคนเก่งมากสำหรับผลิตภัณฑ์ของ Google ดังนั้นฉันจึงสนิทสนมกับความสามารถของ Gmail ฉันงุนงงเสมอเมื่อทุกคนบ่นเกี่ยวกับอีเมลที่ได้รับมากน้อยเพียงใดและยากที่จะจัดการอย่างไร

มันไม่ใช่เรื่องยาก คุณเพียงแค่ต้องใช้เครื่องมือที่คุณทิ้ง

ฉันได้รวบรวมเคล็ดลับเทคนิคและเคล็ดลับและเครื่องมือที่ใช้บ่อยๆซึ่งทำให้ Gmail สามารถจัดการได้ง่ายเนื่องจากเป็นแอปที่ฉันใช้และเป็นแบบที่ใช้กันทั่วไปสำหรับงานและบัญชีส่วนบุคคล

หากคุณใช้แอปพลิเคชันอีเมลอื่นเคล็ดลับบางส่วนจะแปลหรือคุณอาจพบการตั้งค่าหรือเครื่องมือที่คล้ายกัน ถ้าไม่ ... เปลี่ยนไปใช้ Gmail ทำไมคุณไม่ใช้มันอยู่แล้ว? ขึ้นเรือ ฉันเองไม่สามารถประกาศข่าวประเสริฐให้กับผลิตภัณฑ์ได้

ต่อไปนี้คือหกวิธีที่จะทำให้กล่องจดหมายของคุณลดลงใช้เวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณในที่ทำงานเป็นอิสระหรือในชีวิตส่วนตัวของคุณ:

1. กำหนดค่ากล่องจดหมายของคุณ

การตั้งค่า Gmail นี้อนุญาตให้คุณเปิดหรือปิดใช้งานแท็บในกล่องจดหมาย: Primary, Social, Promotions, Updates และ Forums

Gmail จัดหมวดหมู่จดหมายของคุณลงในแท็บเหล่านี้โดยอัตโนมัติดังนั้นคุณจึงไม่ต้องใช้กองอีเมลล้นในกล่องจดหมายของคุณในแต่ละวัน

ตัวอย่างเช่นหากคุณได้รับอีเมลเป็นส่วนหนึ่งของรายชื่ออีเมลเช่นจดหมายข่าวซึ่งจะอยู่ใต้แท็บโปรโมชัน ข้อความอัตโนมัติจากแอปที่คุณลงทะเบียนจะอยู่ภายใต้การอัปเดต

ในกรณีส่วนใหญ่นี่ไม่ใช่ข้อความเร่งด่วนดังนั้นคุณจะสามารถมุ่งความสนใจไปที่เนื้อหาในกล่องจดหมายหลักของคุณและไปที่แท็บอื่น ๆ ในภายหลัง

2. สร้างป้ายและตัวกรอง

หากต้องการจัดเรียงจดหมายด้วยตนเองหรือดูรายละเอียดมากกว่าแท็บของ Gmail คุณสามารถทำได้โดยใช้ป้ายกำกับ

ภายใต้ "ป้ายกำกับ" ในการตั้งค่าของคุณคุณจะเห็นป้ายกำกับเริ่มต้นและป้ายกำกับที่กำหนดเองทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น

สร้างป้ายกำกับเพื่อช่วยคุณจัดเรียงอีเมลและดูข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะเช่น "Sales Pitches"

ภายใต้ "ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก" คุณสามารถสร้างตัวกรองเพื่อใช้ป้ายกำกับกับข้อความโดยอัตโนมัติและดำเนินการบางอย่าง

ตัวอย่างเช่นฉันทำงานร่วมกับทีมของเราผ่านทาง Google เอกสารและเป็นประโยชน์สำหรับฉันที่จะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับการแก้ไขหรือบรรณาธิการความคิดเห็นทิ้งไว้ในร่างจดหมายของฉัน แต่พวกเขาจะอุดตันกล่องจดหมายของฉันทุกวันถ้าฉันไม่ได้ต่อสู้กับพวกเขา

ฉันสร้างป้ายกำกับ "Google เอกสาร" และตัวกรองเพื่อใช้ป้ายกำกับดังกล่าวกับจดหมายทั้งหมดจาก docs.google.com และข้ามกล่องจดหมาย

ดังนั้นการแจ้งเตือนเอกสารทั้งหมดจะถูกจัดเรียงอย่างเรียบร้อยภายใต้ป้ายกำกับเช่นโฟลเดอร์และเมื่อถึงเวลาแล้วในการแก้ไขให้เปิดโฟลเดอร์นั้นและใช้เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ

3. เล่นกับ Gmail Labs

Labs Gmail เป็นคุณลักษณะทดลองที่ช่วยคุณในการปรับแต่งกล่องจดหมายได้อย่างยาวนาน ค้นหา Labs ภายใต้การตั้งค่า Gmail ของคุณ

สัมผัสขนาดเล็กเช่น ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว, สามารถทำให้การนำกล่องจดหมายที่ไม่ว่างมาใช้งานได้ง่ายขึ้น

ฉันใช้ การตอบสนองสำเร็จรูปซึ่งจะจัดเก็บเทมเพลตอีเมลสำหรับข้อความทั่วไปเช่นอินโทรไปยังแหล่งที่มาที่เป็นไปได้ดังนั้นฉันจึงไม่ต้องปรับปรุงล้อเลื่อนด้วยทุกข้อความ คุณสามารถสร้างการตอบกลับแบบกระป๋องเพื่อตอบคำถามที่พบได้บ่อยและรวดเร็ว

กล่องจดหมายหลายกล่อง ช่วยให้คุณเห็นอีเมลที่เรียงบนหน้าจอหลักของ Gmail แทนที่จะซ่อนอยู่เบื้องหลังแท็บหรือป้ายกำกับ

บานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง สามารถช่วยให้คุณสามารถเรียกดูอีเมลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็วเปิดอีเมลพร้อมกล่องขาเข้าของคุณในแบบที่คุณอาจใช้กับไคลเอ็นต์อีเมลเดสก์ท็อป

4. ใช้บริการของบุคคลที่สามเพื่อทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น

นอกเหนือจากการตั้งค่าของแอปคุณสามารถปรับปรุงประสบการณ์กล่องจดหมายได้โดยการเพิ่มแอปพลิเคชันปลั๊กอินหรือส่วนขยายเบราว์เซอร์ของบุคคลที่สาม

บูมเมอแรงสำหรับ Gmail

บูมเมอแรงเป็นหนึ่งในปลั๊กอิน Gmail ที่ฉันชื่นชอบสำหรับ Firefox, Chrome หรือ Safari เนื่องจากทั้งหมดนี้เกี่ยวกับการควบคุมเวลาของคุณ

มีอีเมลจากลูกค้าเมื่อวันจันทร์ที่คุณต้องระบุที่อยู่ในที่ประชุมในวันพฤหัสบดีหรือไม่? เอาออกจากกล่องจดหมายที่รกของคุณและตั้ง Boomerang ให้คืนเช้าวันพฤหัสบดี

นอกจากนี้คุณยังสามารถบูมเมอแรงส่งจดหมายของคุณเพื่อเป็นการเตือนให้ติดตามถ้าคุณไม่ได้รับคำตอบ เป็นวิธีที่ง่ายในการติดต่อกับผู้ติดต่อได้โดยไม่ต้องสนทนาในกล่องจดหมายหรือพยายามที่จะเล่นข้อมูลในหัวของคุณ

หนึ่งในคุณลักษณะยอดเยี่ยมของบูมเมอแรงคือกำหนดเวลาส่งอีเมลเพื่อส่งต่อ

ฉันต้องการแบทช์อีเมลในตอนท้ายของวันทำงาน แต่ไม่ต้องการได้รับ Hit ด้วยการตอบกลับและงานที่ต้องทำเป็นช่วงปลายวัน บูมเมอแรงช่วยให้ฉันสามารถร่างอีเมลในเวลาของฉันเองและตั้งเวลาให้พวกเขาเข้าถึงกล่องจดหมายของผู้ติดต่อของฉันในเวลาต่อมาเช่นเช้าวันรุ่งขึ้น

หยุดชั่วคราวของกล่องจดหมาย

พูดถึงอีเมล batching คุณเคยชำระบัญชีเพื่อแก้ไขปัญหาการติดต่อของคุณเพียงเพื่อดูรายการเติบโตขึ้นทุกครั้งที่คุณเสร็จสิ้นอีเมลหนึ่งและกลับไปที่กล่องจดหมาย?

Gmail Add-on กล่องจดหมายหยุดชั่วคราวหยุดชั่วคราว เพียงแค่กดปุ่มเพื่อไม่ให้อีเมลใหม่ปรากฏในกล่องจดหมายของคุณทำงานผ่านรายการที่ยังไม่ได้อ่านและกดปุ่มอีกครั้งเพื่อรับอีเมลใหม่ (และอีเมลที่มาถึงขณะที่คุณหยุดชั่วคราว)

Unroll.me

การบุกรุกกล่องจดหมายของคุณมีการสมัครรับอีเมลหรือไม่? ฉันพบว่านี่เป็นสาเหตุสำคัญที่สุดที่ทำให้เกิดความรุนแรงทางอีเมลของคนส่วนใหญ่

Unroll.me ทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณโดย "กลิ้ง" การสมัครรับอีเมลของคุณในที่เดียวในแต่ละวัน คุณจะได้รับอีเมลรายวันฉบับเดียวที่มีการสมัครรับข้อมูลทั้งหมดของคุณเพื่อให้สามารถเรียกดูได้ง่าย

แทรกข้อความ

ข้อความแทรกซึ่งเป็นส่วนขยายของ Chrome ทำงานคล้ายกับการตอบกลับสำเร็จรูปที่คุณสามารถบันทึกเทมเพลตสำหรับข้อความประเภทต่างๆได้ แต่จะไปขั้นตอนต่อไป

แม้ว่าคำตอบที่ได้รับการตอบสนองจะช่วยเติมเต็มเนื้อหาทั้งหมดของอีเมลของคุณด้วยข้อความที่บันทึกไว้ข้อความแทรกช่วยให้คุณสามารถแทรกข้อความได้ทุกที่ภายในอีเมล

ใช้เพื่อปรับแต่งลายเซ็นของคุณให้ผู้รับใส่ข้อมูลติดต่อที่คุณไม่เคยลืมหรือใส่คำประกาศแจ้งมาตรฐานเกี่ยวกับ บริษัท ของคุณโดยไม่ต้องส่งอีเมลแบบฟอร์ม

5. ควบคุมการแจ้งเตือนบนสมาร์ทโฟนของคุณ

เป็นข้อสังเกตที่น่าสนใจซึ่งเราทุกคนต่างก็ติดใจกับสมาร์ทโฟนของเราในปัจจุบัน — แต่ก็เป็นความจริง แม้จะเป็นพันปีฉันก็งุนงงในการใช้โทรศัพท์ของเพื่อนของฉันในขณะที่ iPhone ของฉันอาจเล่นจิ้งหรีดได้ดีเมื่อฉันตรวจสอบ

ฉันไม่ใช่ผีเสื้อสังคมหรือผู้นำที่ต้องการ แต่ฉันรู้ว่าสิ่งเหล่านี้ไม่ใช่สิ่งที่สำคัญเช่นกัน พวกเขาเพิ่งไม่ได้อัปเดตการตั้งค่าการแจ้งเตือน

เราขอแนะนำให้คุณใช้เวลา 10 นาทีในสัปดาห์นี้เพื่อปรับการแจ้งเตือน ทั้งหมด แอปพลิเคชันของคุณเพื่อลดเสียงรบกวน - แต่ฉันจะเก็บข้อมูลนี้ไว้ในการตั้งค่าแอปสมาร์ทโฟน Gmail

จัดการบัญชีแยกประเภท

ประการแรกแอป Gmail ช่วยให้คุณเชื่อมต่อบัญชีอีเมลหลายบัญชีและคุณสามารถตั้งค่าต่างๆสำหรับแต่ละบัญชีได้

ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถปิดการแจ้งเตือนแบบพุชสำหรับการทำงานโดยสิ้นเชิงและจะได้รับการติดต่อส่วนตัวกับโทรศัพท์ของคุณเท่านั้น หรือคุณสามารถปิดการแจ้งเตือนสำหรับอีเมลที่คุณใช้ในการพูดเช่นช้อปปิ้งออนไลน์ แต่เก็บไว้เพื่อการติดต่องานที่สำคัญ

จำกัด การแจ้งเตือนแบบพุช

ภายในแต่ละบัญชีในแอป Gmail คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับ "จดหมายใหม่" "หลักเท่านั้น" หรือ "ไม่มีเลย"

ถ้าคุณต้องการให้มีข้อความสำคัญโดยไม่ได้รับการแจ้งเตือนฉันขอแนะนำให้ตั้งค่า "Primary Only"

การดำเนินการนี้จะแจ้งเตือนคุณเมื่ออีเมลลงในกล่องจดหมายหลักของคุณ แต่ข้ามการแจ้งเตือนสำหรับผู้ที่กรองไปยังโปรโมชันอัปเดตสังคมหรือฟอรัม

ไปที่ขั้นต่อไปและลองปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลทั้งหมด เพียงแค่ให้เวลาในการส่งอีเมลเมื่อ คุณ เลือกที่จะมองไปที่มัน

หรือถ้าคุณกล้าหาญจริงๆให้ลบอีเมลที่ทำงานออกจากสมาร์ทโฟนของคุณทั้งหมด!

อย่าให้การแจ้งเตือนควบคุมคุณ

อย่าม้วนตา คุณรู้เรื่องนี้ต้องพูด การแจ้งเตือนผ่านสมาร์ทโฟนจะดึงคุณออกจากสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่โดยไม่คาดฝันตลอดเวลาของวัน

พวกเขากองขึ้นและทำให้คุณรู้สึกไม่ว่างและที่สำคัญและเน้นและพวกเขาทำให้คุณตื่นตัวในเวลากลางคืนและทำให้คุณรู้สึกว่าคุณไม่ได้มีเวลาที่จะเล่นกับเด็ก ๆ หรือสุนัขหรือพืชของคุณ

แต่พวกเขาไม่จำเป็นต้อง

แม้ว่าคุณจะมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อ บริษัท ของคุณและต้องพร้อมใช้งานในเวลาที่แจ้งให้ทราบ (ส่วนมากของเราไม่ได้) คุณสามารถเงียบลงได้ทุกวันโดยไม่พลาดอะไรจากการตั้งค่าโทรศัพท์ของคุณ

ตัวอย่างเช่น: คุณจำเป็นต้องสั่นเมื่อทุกคนได้ยินการแจ้งเตือนของคุณหรือจะสั่นสะเทือนพอเพียง?

คุณต้องการการสั่นสะเทือนหรือป๊อปอัพบนหน้าจอของคุณจะได้รับข้อความหรือไม่?

คุณต้องการป๊อปอัปจริงหรือไม่หรือการแจ้งเตือนจะอาศัยอยู่ในศูนย์การแจ้งเตือนของคุณซึ่งคุณสามารถตรวจสอบได้ทุกสามนาทีหรือไม่?

คุณเห็นไหม เงียบ ชีวิตของคุณจะได้รับ?

ปิดป้ายที่กรีดร้องเกี่ยวกับ 1,246 อีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน เลือกการแจ้งเตือนที่มีการรุกรานน้อยลงแทนที่จะเรียกร้องการแจ้งเตือนที่ต้องให้ความสนใจและใช้ประโยชน์จากการตั้งค่า "หยุดทำงาน" หรือ "ไม่รบกวน"

ไม่มีสิ่งใดที่ซับซ้อนหรือใช้เวลานานนัก ใช้เวลาสักครู่เพื่อควบคุมโทรศัพท์ของคุณและคุณจะมีชีวิตอยู่หายใจและพักผ่อนได้ง่ายขึ้น

6. รับอีเมล์!

ท้ายที่สุดเคล็ดลับด้านความฉลาดทางอีเมลที่สำคัญที่สุดที่ฉันสามารถนำเสนอคือ: ใช้ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

แม้ว่าอีเมลจะเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานลูกค้าหรือลูกค้า แต่ตอนนี้ก็เป็นหนึ่งในที่มีประสิทธิภาพน้อยที่สุด

ตันของปพลิเคชันตอนนี้ทำงานที่ใช้ในการตกไปยังอีเมลและพวกเขาทำมันได้ดีมาก!

สำหรับการสนทนากับเพื่อนร่วมงานอย่างต่อเนื่องให้ออกจากอีเมลและลองใช้แอปแชทเช่น Slack, Google แฮงเอาท์หรือข้อความสำหรับ Mac

สำหรับความร่วมมือและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโครงการทีมให้ใช้แอปพลิเคชันอื่น ๆ ของ Google:

เอกสารชีตและสไลด์ ให้ทีมของคุณสร้างเนื้อหาทำงานในไฟล์เดียวกันพร้อมกันและติดตามการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็น หยุดส่งไฟล์แนบทางอีเมล

ขับรถ ช่วยให้คุณสามารถอัปโหลดเก็บแบ่งปันและดาวน์โหลดไฟล์ได้เกือบทุกรูปแบบคุณจึงไม่ต้องส่งไฟล์ผ่านอีเมล

ปฏิทิน ช่วยให้คุณสามารถวางแผนกิจกรรมและการประชุมโดยแชร์ตารางเวลากับคนอื่น ๆ เพื่อให้คุณสามารถมองเห็นได้อย่างรวดเร็วเมื่อทุกคนไม่ว่างหรือพร้อมใช้งานและหยุดส่งอีเมลไปมาเพื่อวางแผนการประชุม!

รูปแบบ ช่วยคุณสร้างแบบสำรวจเพื่อรวบรวมความคิดเห็นที่ไม่ระบุตัวตนภายในหรือภายนอกหรือรวบรวมข้อมูลเช่นการลงชื่อสมัครใช้งานของพนักงานสำหรับกิจกรรม

เพื่อติดตามประสิทธิภาพของทีมงานและโครงการลองใช้แอปพลิเคชันฟรีเหล่านี้ ได้แก่ Flow, Trello หรือ iDoneThis

วิธีที่ง่ายที่สุดในการลดกล่องจดหมายของคุณคือหลีกเลี่ยงความยุ่งเหยิงในที่แรก!

การเปิดของคุณ: คุณใช้ Gmail อะไรเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

Dana Sitar (@ danasitar) เป็นนักเขียนที่ The Penny Hoarder เธอเขียนขึ้นเพื่อ Huffington Post, Entrepreneur.com, Writer's Digest และอื่น ๆ พยายามสร้างอารมณ์ขันในทุกที่ที่ได้รับอนุญาต (และบางครั้งก็ยังไม่เป็นเช่นนั้น)